NOTRE VISION
Effiency
Caring for People & Planet
Encouraging Communication
Toutes les Bonnes Pratiques de Collaboration Boccard sont à intégrer dans notre quotidien de travail.
Et si ce mois-ci, nous nous focalisions sur une bonne pratique, pour faire nôtres ces nouvelles habitudes ?
Lançons le dé ! Il nous donnera le numéro correspondant à la mission sur laquelle nous pourrons nous focaliser sur ces prochaines semaines.
Et si vous affichiez les bonnes pratiques de Collaboration Boccard ?
Je tire un 1 ou un 2 ? Ma mission : les emails.
Objectif :
envoyer un maximum de 10 emails par jour*
*les emails externes n’entrent pas dans ce décompte
- Usage à limiter au maximum
- Outil de référence : documentation, diffusion des décisions, calendriers et responsabilités
- Non pertinent pour les urgences
- Vocabulaire à soigner
- Emails parapluie et fonction « répondre à tous » à éviter
- Logique « paperless » : ne pas imprimer les emails
Je tire un 3 ou un 4 ? Ma mission : les réunions.
Objectif :
une demi-journée par semaine sans réunion*
*valables uniquement pour les réunions internes
- Durée maximale de 45 minutes
- Transmission du support et de l’ordre du jour avant la réunion au sein de l’invitation
- Nomination d’un rapporteur pour la production d’un compte-rendu de réunion
- Réflexion sur les participants à inviter
- Analyse et optimisation de l’efficacité des réunions par retour d’expérience à systématiser
Je tire un 5 ou un 6 ? Ma mission : favoriser les échanges directs.
Objectif :
un maximum d’échanges directs
- Communication informelle et réactions rapides aux événements
- Discussion urgente
- Discussion informelle entre deux personnes
- Valeur des conversations directes et efficaces
Témoignage de Maud : 10 emails par jour, c’est ma façon de réinventer mon quotidien.
« Je me suis disciplinée pour envoyer un maximum de 10 emails par jour. Et j’y arrive !
J’ai pris l’habitude de téléphoner, d’initier des conversations Teams ou d’aller à la rencontre des mes collègues dans les bureaux pour des échanges directs.
Je trouve cela plus agréable et plus efficace : souvent, plusieurs points sont réglés immédiatement… et nos relations s’en trouvent nourries
Bien sûr, les emails restent indispensables pour les comptes-rendus, les plans d’actions décidés et les éléments à documenter. Et c’est tout !»
Maud GENEUIL, directrice Juridique, compliance et assurances ; lead de l’équipe Efficiency.
Témoignage de Wissam : se créer une demi journée de concentration m'aide à clore les sujets complexes.
« Afin de pouvoir travailler sur les sujets de fond et clore les dossiers importants, un temps de concentration, sans réunion, m’est nécessaire.
J’ai testé la pratique « une demi-journée sans réunion » proposée par l’initiative « efficiency » dont je suis membre.
Cela a été un plaisir d’être en mesure de consacrer un temps de concentration et de travail et de clore des sujets complexes, structurants ! Et évidemment, je suis tenu d’être disponible pour des urgences. »
Wissam DARGHOUTH, Global procurement manager ; membre de l’équipe Effiency.
Témoignage de Aude : 45 min, je suis surprise mais ça fonctionne !
Passer de 1h à 45 minutes m’a mise au défi en me forçant à mieux réfléchir à l’objet de la réunion et être plus efficiente dans la gestion du temps : le mien et celui de mon interlocuteur.
Ce quart d’heure de battement me permet de rassembler mes pensées et mon énergie avant la réunion suivante – et d’y arriver à l’heure !
Et j’apprécie le bonus de pouvoir disposer d’une marge de sécurité si l’échange doit se poursuivre.
Aude CHAROTTE, Manager Communication ; membre de l’équipe Effiency
Vous avez accompli votre mission du mois ?
Et si vous partagiez votre expérience via le formulaire ?
