A NOSSA VISÃO
Eficiência
Caring for People & Planet
Incentivar a comunicação
Todas as Boas Práticas de Colaboração Boccard devem ser integradas no nosso trabalho quotidiano.
Que tal este mês concentrarmo-nos numa boa prática para tornar estes novos hábitos nossos?
Vamos lançar os dados! Dar-nos-á o número correspondente à missão em que nos podemos concentrar nas próximas semanas.
Que tal apresentar-lhe as melhores práticas do Collaboration Boccard?
Tiro um 1 ou um 2? A minha missão: e-mails.
Objetivo:
envie um máximo de 10 mensagens de correio eletrónico por dia*.
*Os e-mails externos não estão incluídos neste cálculo
- A utilização deve ser reduzida ao mínimo
- Instrumento de referência: documentação, divulgação das decisões, calendários e responsabilidades
- Não relevante para emergências
- Vocabulário para cuidar
- Evite as mensagens de correio eletrónico que se acumulam e a função “responder a todos”
- Lógica sem papel: não imprima e-mails
Será que tiro um 3 ou um 4? A minha missão: reuniões.
Objetivo:
meio dia por semana sem reuniões*.
*válido apenas para reuniões internas
- Duração máxima de 45 minutos
- Transmissão do material de apoio e da ordem de trabalhos antes da reunião como parte do convite
- Nomeação de um relator para a elaboração das actas das reuniões
- Reflexão sobre os participantes a convidar
- Análise sistemática e otimização da eficácia das reuniões através do feedback
Tiro um 5 ou um 6? A minha missão: incentivar as trocas diretas.
Objetivo:
o maior número possível de trocas diretas
- Comunicação informal e reação rápida aos acontecimentos
- Debate urgente
- Discussão informal entre duas pessoas
- O valor das conversas diretas e eficazes
Testemunho da Matilde: 10 mensagens de correio eletrónico por dia é a minha forma de reinventar a minha rotina diária.
“Disciplinei-me a enviar um máximo de 10 e-mails por dia. E estou a ser bem sucedido!
Habituei-me a telefonar, a iniciar conversas em equipa ou a encontrar-me com os meus colegas no escritório para trocas diretas de impressões.
Considero-o mais agradável e mais eficaz: muitas vezes, alguns pontos são resolvidos de imediato… e as nossas relações são alimentadas em consequência disso.
É claro que os e-mails continuam a ser essenciais para relatórios, planos de ação decididos e itens a documentar. E é tudo o que tem a fazer!
Maud GENEUIL, Diretora de Assuntos Jurídicos, Conformidade e Seguros; líder da equipa de Eficiência.
Testemunho de Wissam: Dar-me meio dia para me concentrar ajuda-me a ir ao fundo de assuntos complexos.
“Para poder trabalhar em questões de fundo e encerrar dossiers importantes, preciso de tempo para me concentrar, sem reuniões.
Experimentei a prática de “meio dia sem reunião” proposta pela iniciativa “eficiência” de que sou membro.
É um prazer poder dedicar algum tempo a concentrar-me e a trabalhar em questões complexas e estruturantes! E, claro, sou obrigado a estar disponível para emergências.”
Wissam DARGHOUTH, Global procurement manager;membro da equipa Effiency.
Testemunho de Aude: 45 minutos, estou surpreendida mas funciona!
Passar de 1 hora para 45 minutos desafiou-me, obrigando-me a pensar mais cuidadosamente sobre o objetivo da reunião e a ser mais eficiente na gestão do tempo: o meu e o da pessoa com quem estava a falar.
Esta pausa de 15 minutos permite-me reunir os meus pensamentos e a minha energia antes da reunião seguinte – e chegar lá a horas!
E aprecio o bónus de ter uma margem de segurança se a troca tiver de continuar.
Aude CHAROTTE, Gestora de Comunicação; membro da equipa Effiency
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